سامانه جامع تجارت است که جهت مدیریت، کنترل و نظارت بر فرآیند واردات کالا به کشور ایجاد شده است. از طریق این سامانه، واردکنندگان می‌توانند سفارش خرید کالا از خارج کشور را ثبت و مجوزهای مرتبط را دریافت نمایند.
هدف از راه‌اندازی سامانه:
- جلوگیری از قاچاق کالا
- کنترل حجم واردات
- تنظیم بازار داخلی
- شفاف‌سازی فرآیندهای تجاری
- تسهیل و تسریع در امور اداری بازرگانی
آدرس سامانه ثبت سفارش کالا: https://www.ntsw.ir
چه کسانی می‌توانند در سامانه ثبت سفارش کالا فعالیت کنند؟ ثبت سفارش کالا صرفاً توسط اشخاص حقیقی و حقوقی که دارای کارت بازرگانی معتبر از اتاق بازرگانی و تایید وزارت صمت هستند امکان‌پذیر است.
مراحل ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت برای ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت، لازم است مراحل زیر به ترتیب انجام شود:
۱. ثبت‌نام و ورود به سامانه
- مراجعه به سایت
- ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت ایران
- ورود به پنل کاربری با نام کاربری و رمز عبور
۲. تکمیل اطلاعات پایه
- اطلاعات شخصی/شرکتی
- اطلاعات کارت بازرگانی
- اطلاعات حساب بانکی و مالیاتی
۳. ثبت درخواست ثبت سفارش
- ورود به بخش «ثبت سفارش»
- انتخاب نوع عملیات (واردات قطعی، موقت و…)
- وارد کردن اطلاعات کالا (کد تعرفه HS Code، مشخصات فنی، کشور مبدا، ارزش کالا، مقدار)
- بارگذاری اسناد مربوط به پروفرما اینویس (Proforma Invoice)
۴. دریافت پیش‌فاکتور (Proforma Invoice)
- تهیه پیش‌فاکتور از فروشنده خارجی
- دریافت تاییدیه مشخصات کالا از فروشنده
۵. بارگذاری مدارک موردنیاز
- کارت بازرگانی معتبر
- پروفرما اینویس
- مجوزهای استاندارد، بهداشت، قرنطینه و سایر مجوزهای مرتبط (در صورت نیاز)
۶. پرداخت هزینه ثبت سفارش پرداخت کارمزد ثبت سفارش(بعد از دریافت مجوزها و آماده پرداخت شدن) از طریق درگاه بانکی سامانه
۷. دریافت کد ثبت سفارش پس از تایید کارشناسان سازمان صنعت، معدن و تجارت، کد ثبت سفارش برای متقاضی صادر می‌شود.
مدارک لازم برای ثبت سفارش کالا
- کارت بازرگانی فعال
- پروفرما اینویس (پیش‌فاکتور)
- مجوزهای قانونی (در صورت نیاز)
- فرم ثبت سفارش تکمیل شده در سامانه
- فیش واریزی کارمزد
- کد شناسایی کالا (تعرفه گمرکی)
انواع ثبت سفارش کالا در سامانه
۱. ثبت سفارش واردات قطعی
۲. ثبت سفارش واردات موقت
۳. ثبت سفارش در مناطق آزاد
۴. ثبت سفارش از محل صادرات در مقابل واردات
نکات مهم در خصوص ثبت سفارش کالا
- ثبت سفارش کالا، الزامی قبل از حمل کالا به کشور است.
- کد تعرفه کالا (HS Code) باید دقیق و مطابق با پروفرما اینویس درج شود.
- اعتبار پیش‌فاکتور معمولاً ۶ ماه است.
- پس از صدور ثبت سفارش، امکان ویرایش برخی اطلاعات وجود ندارد.
- در صورت مغایرت اطلاعات ثبت سفارش با اسناد حمل و بارنامه، امکان ترخیص وجود نخواهد داشت.
مزایای استفاده از سامانه ثبت سفارش کالا
- حذف مراجعات حضوری
- تسریع در فرآیند اخذ مجوزها
- کاهش هزینه‌های سربار
- شفافیت و جلوگیری از تخلفات احتمالی
- قابلیت پیگیری آنلاین وضعیت ثبت سفارش
مشکلات و چالش‌های ثبت سفارش کالا
- محدودیت‌های ارزی و اولویت‌بندی کالاها
- مشکلات در تخصیص ارز نیمایی
- تغییرات ناگهانی در بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های وزارت صمت و بانک مرکزی
- تاخیر در بررسی و تایید ثبت سفارش توسط کارشناسان
سوالات پرتکرار در خصوص ثبت سفارش کالا
۱. آیا بدون کارت بازرگانی می‌توان ثبت سفارش انجام داد؟ خیر. داشتن کارت بازرگانی معتبر الزامی است.
۲. مدت زمان صدور کد ثبت سفارش چقدر است؟ در صورت تکمیل مدارک، ۳ الی ۷ روز کاری.
۳. آیا برای واردات همه کالاها باید ثبت سفارش انجام داد؟ بله. کلیه کالاهای مشمول مقررات واردات نیازمند ثبت سفارش هستند.
۴. ثبت سفارش چقدر اعتبار دارد؟ اعتبار ثبت سفارش کالا معمولاً ۶ ماه است و در صورت نیاز، قابل تمدید خواهد بود.
ثبت سفارش کالا، یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند واردات به کشور است که از طریق سامانه جامع تجارت ایران انجام می‌شود. واردکنندگان برای واردات هر نوع کالایی موظف‌اند پیش از حمل کالا به کشور، ثبت سفارش انجام داده و مجوزهای قانونی لازم را دریافت نمایند. این سامانه با هدف شفاف‌سازی فرآیند تجارت خارجی، تسهیل امور واردات و نظارت دقیق بر حجم و نوع کالاهای وارداتی راه‌اندازی شده است.
آشنایی کامل با فرآیند ثبت سفارش، مدارک موردنیاز و قوانین مرتبط، می‌تواند از بروز مشکلات و تاخیرات احتمالی در فرآیند واردات جلوگیری کند. توصیه می‌شود واردکنندگان و فعالان اقتصادی پیش از اقدام به واردات کالا، نسبت به مطالعه بخشنامه‌ها و آخرین دستورالعمل‌های وزارت صمت و گمرک جمهوری اسلامی ایران اقدام نمایند.
۱. ثبت سفارش کالا چیست؟
ثبت سفارش کالا به معنای دریافت مجوز رسمی برای واردات یک کالای مشخص است. این فرایند شامل ثبت اطلاعات HS Code، ارزش، تعداد، کشور مبدأ و بارگذاری مدارک مورد نیاز مانند پیش‌فاکتور (Proforma Invoice) می‌شود. پس از بررسی و تأیید، برای تجار کدی صادر می‌شود که تا مدت مشخصی اعتبار دارد.
۲. سامانه جامع ثبت سفارش کالا
سامانه جامع ثبت سفارش کالا (معروف به NTSW یا EPL) یک درگاه امن و آنلاین است که توسط وزارت صمت ایجاد شده تا فرایند ثبت، پیگیری و صدور مجوز واردات را به شکل سیستمی و شفاف انجام دهد. این سامانه مانع از مراجعه حضوری، کاهش زمان عملیات اداری و افزایش نظارت را برای بازرگانان فراهم کرده است.
۳. مراحل ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت
ابتدا باید ثبت‌نام و ورود به سامانه انجام شود که در ابتدای این مقاله تشریح شده است. سپس اطلاعات پایه شرکت، کارت بازرگانی و حساب بانکی کامل می‌شود. در گام بعد، فرم ثبت سفارش باز می‌شود که شامل مشخصات کالا و ضمائم پروفرماست. پس از پرداخت هزینه ثبت سفارش، کارشناس بررسی کرده و در صورت تأیید، کد ثبت سفارش صادر می‌شود.
۴. آموزش صفر تا صد ثبت سفارش کالا
این آموزش جامع، تمامی مراحل را همراه با اسکرین‌شات، توضیح دکمه‌ها و نکات نرم‌افزاری تشریح می‌کند. مناسب بازرگانانی است که برای اولین بار می‌خواهند سفارش ثبت کنند و نیاز به راهنمای گام به گام دارند. شامل بخش‌های بارگذاری فایل، انتخاب نوع واردات و دریافت پیام‌های سیستم.
۵. نحوه ثبت سفارش کالا از چین
واردات از چین چالش‌هایی مثل انتخاب زبان فرم Proforma (انگلیسی یا چینی)، محاسبه تعرفه دقیق HS Code، استفاده از موسسات حمل بین‌المللی، و تعیین Incoterms مناسب دارد. این مقاله باید راهنمای گام‌به‌گام واردات از چین، بررسی نمونه اسناد و روش‌های دریافت کد ثبت سفارش مرتبط را پوشش دهد.
۶. ثبت سفارش کالای وارداتی
برای مثال موبایل، لوازم پزشکی یا یدکی، ثبت سفارش نیاز به HS Code دقیق و مجوزهای خاصی دارد.
۷. ثبت سفارش و ترخیص کالا
فرایند واردات از ثبت سفارش آغاز شده و به ترخیص رسمی از گمرک منتهی می‌شود. این بخش با بررسی زمان‌بندی مراحل، اشتباهات رایج در تطبیق مدارک بین ثبت سفارش و سند حمل، و راهکارهای قبض انبار و کنترل گمرکی، مسیر ورود کالا را آسان‌تر می‌کند.
۸. استعلام ثبت سفارش کالا
پس از ثبت سفارش، وضعیت آن باید استعلام شود. این مقاله نحوه پیگیری با کد ملی یا شناسه کالا، مشاهده پیام‌های کارشناس و حل گزارشات خطا را معرفی می‌کند. همچنین میانگین زمان پاسخگویی دستگاه‌ها را بررسی می‌کند.
۹. نمونه فرم ثبت سفارش کالا
این نمونه شامل فیلدهایی مانند HS Code، مقدار، ارزش کالا، نوع واردات و فایل‌های ضمیمه می‌شود. همچنین نحوه پر کردن صحیح آنها همراه با نکات کلیدی ذکر می‌شود.
۱۱. ثبت سفارش الکترونیکی کالا
ثبت سفارش الکترونیکی کالا فرآیندی است که از طریق سامانه جامع تجارت به صورت کاملاً غیرحضوری انجام می‌شود. در این روش، تجار می‌توانند با ورود به حساب کاربری، کلیه اطلاعات مربوط به کالای وارداتی، پیش‌فاکتور، و مدارک را به صورت آنلاین بارگذاری کنند. این سیستم موجب کاهش زمان و هزینه ثبت سفارش و حذف مراجعات حضوری شده است. همچنین امکان پیگیری وضعیت سفارش و استعلام مجوزهای لازم را از طریق درگاه سامانه فراهم می‌کند.
۱۲. آموزش ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت
آموزش ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت برای تمامی واردکنندگان ضروری است. در این آموزش، نحوه ثبت‌نام در سامانه، تکمیل اطلاعات پایه، بارگذاری اسناد، ثبت درخواست سفارش و دریافت کد نهایی به صورت گام‌به‌گام توضیح داده می‌شود. همچنین مشکلات رایج و نحوه رفع ارورهای سیستمی در این آموزش ارائه می‌گردد. وجود تصاویر محیط سامانه و نمونه فرم‌ها، درک فرآیند را آسان‌تر می‌کند.
۱۳. آموزش ثبت سفارش و ترخیص کالا ntsw epl
سامانه ntsw (درگاه ملی تجارت) و epl (سامانه ثبت اظهارنامه الکترونیکی گمرک) دو ابزار کلیدی در فرآیند واردات هستند. در این آموزش به نحوه ثبت سفارش در ntsw و سپس ثبت اظهار گمرکی در epl پرداخته می‌شود. مراحل صدور کد سفارش، بارگذاری مجوزها و تکمیل اسناد در دو سامانه به صورت هماهنگ توضیح داده می‌شود. این آموزش برای واردکنندگانی که قصد ترخیص کالا دارند بسیار حیاتی است.
۱۴. درخواست ثبت سفارش کالا
برای ثبت سفارش کالا، ابتدا باید درخواست ثبت در سامانه جامع تجارت ارسال شود. این درخواست شامل اطلاعات تامین‌کننده خارجی، نوع کالا، ارزش، تعداد، کشور مبدأ و پیوست پیش‌فاکتور است. درخواست پس از بررسی کارشناس ثبت سفارش وزارت صمت، در صورت تطبیق ضوابط، تأیید و کد سفارش صادر می‌شود. گاهی نیاز به اخذ مجوزهای بهداشتی یا استاندارد هم در این مرحله مطرح می‌شود.
۱۵. نحوه ثبت سفارش کالا
نحوه ثبت سفارش کالا شامل ورود به سامانه جامع تجارت، انتخاب گزینه ثبت سفارش جدید و تکمیل فرم مشخصات کالاست. سپس باید فایل پروفرما و سایر اسناد ضمیمه آپلود شده و کد تعرفه (HS Code) دقیق انتخاب شود. پس از پرداخت کارمزد ثبت سفارش و بررسی کارشناس، در صورت تأیید، کد سفارش صادر می‌شود. این کد مجوز اصلی برای انجام عملیات واردات و ترخیص کالا در گمرک است.
۱۶. ثبت سفارش و تمدید
گاهی پس از دریافت کد ثبت سفارش به دلایل مختلف مانند تأخیر در حمل یا تغییر نرخ ارز، نیاز به تمدید وجود دارد. در این شرایط واردکننده باید درخواست تمدید را از طریق سامانه و با ارائه دلایل و مدارک مرتبط ارسال کند. در صورت موافقت، اعتبار کد ثبت سفارش برای مدت معین تمدید می‌شود. تمدید معمولا نیازمند پرداخت هزینه مجدد و گرفتن تاییدیه از وزارت صمت است.
۱۷. توقف ثبت سفارش کالا
توقف ثبت سفارش کالا معمولاً به دلایلی مانند محدودیت‌های ارزی، ممنوعیت واردات، دستور بانک مرکزی یا مصوبات دولت اتفاق می‌افتد. در این مواقع، سامانه جامع تجارت اجازه ثبت سفارش برای کد تعرفه مربوطه را نمی‌دهد. واردکنندگان باید در چنین شرایطی وضعیت کالا را بررسی و در صورت امکان از جایگزین‌های داخلی استفاده کنند. برخی کالاهای اساسی از این توقف‌ها مستثنی می‌شوند.
۱۸. انواع ثبت سفارش کالا (واردات قطعی، مشروط، موقت)
ثبت سفارش کالا در ایران به سه دسته اصلی تقسیم می‌شود: واردات قطعی، واردات مشروط و واردات موقت. واردات قطعی برای کالاهایی است که به قصد مصرف داخلی وارد می‌شوند و باید کلیه حقوق و عوارض گمرکی پرداخت شود. واردات مشروط نیازمند اخذ مجوزهای خاص است و موقت برای کالاهایی است که پس از مدت مشخص باید از کشور خارج شوند. هر نوع ثبت سفارش فرآیند مجزای خود را دارد.
۱۹. ثبت سفارش کالاهای اساسی
ثبت سفارش کالاهای اساسی مانند گندم، روغن، دارو و نهاده‌های دامی، با اولویت و نظارت ویژه انجام می‌شود. واردات این اقلام معمولاً مشمول دریافت ارز ترجیحی و نظارت سازمان حمایت مصرف‌کنندگان است. همچنین برای این کالاها مجوزهای سریع‌تر و فرآیند تسهیل‌شده در نظر گرفته شده است. گاهی محدودیت سقف ثبت سفارش ماهانه نیز برای این گروه کالاها اعمال می‌شود.
۲۰. مدارک لازم برای ثبت سفارش کالا
برای ثبت سفارش کالا، مدارک اصلی شامل پروفرما (پیش‌فاکتور)، کارت بازرگانی معتبر، کد اقتصادی، معرفی‌نامه بانکی، و گواهی مبدأ است. برخی کالاهای خاص نیز نیازمند مجوزهایی مانند مجوز بهداشت، استاندارد و قرنطینه نباتی هستند. کلیه مدارک باید به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه بارگذاری شوند. عدم بارگذاری صحیح اسناد باعث توقف و رد سفارش می‌شود.
۲۱. هزینه ثبت سفارش کالا
هزینه ثبت سفارش کالا شامل کارمزد خدمات سامانه، حق ثبت در وزارت صمت و در برخی موارد هزینه اخذ مجوزهاست. این هزینه بسته به نوع کالا، ارزش آن و تعداد مجوزهای لازم متغیر است. در ثبت سفارش کالاهای اساسی معمولاً تعرفه‌های ترجیحی اعمال می‌شود. هزینه‌ها باید به صورت آنلاین در درگاه سامانه جامع تجارت پرداخت شوند.
۲۲. کد ثبت سفارش کالا
کد ثبت سفارش کالا شناسه‌ای یکتا و الزامی برای ورود هر کالا به کشور است. این کد در سامانه جامع تجارت پس از تأیید درخواست واردکننده صادر شده و در تمامی اسناد حمل، ترخیص و حواله ارزی درج می‌شود. بدون این کد، ترخیص کالا از گمرک و حواله ارز غیرممکن خواهد بود. مدت اعتبار کد بسته به نوع کالا متفاوت است.
۲۳. مدت اعتبار ثبت سفارش واردات کالا
مدت اعتبار ثبت سفارش کالا معمولاً ۶ ماه از تاریخ صدور آن است. در صورت عدم اقدام به واردات طی این مدت، سفارش به حالت منقضی درمی‌آید. در برخی موارد امکان تمدید یک‌باره و در شرایط خاص دوبار تمدید وجود دارد. تمدید مشروط به ارائه دلایل موجه و موافقت وزارت صمت است.
۲۴. مجوزهای ثبت سفارش کالا
بسته به نوع و کد تعرفه کالا، مجوزهای مختلفی برای ثبت سفارش نیاز است. این مجوزها شامل مجوز بهداشت، سازمان استاندارد، دامپزشکی، وزارت ارشاد، انرژی اتمی، قرنطینه و… می‌شود. در سامانه جامع تجارت، نوع مجوزهای موردنیاز بر اساس HS Code به صورت خودکار اعلام می‌شود. بدون بارگذاری این مجوزها، کد ثبت سفارش صادر نخواهد شد.
۲۵. مراحل ثبت سفارش تا ترخیص کالا
مراحل واردات از ثبت سفارش کالا آغاز می‌شود و با دریافت کد ثبت سفارش ادامه پیدا می‌کند. سپس واردکننده مجوزهای لازم را اخذ و مدارک حمل را از فروشنده دریافت می‌کند. اظهارنامه در سامانه EPL ثبت و کالا به گمرک ارائه می‌شود. پس از پرداخت حقوق گمرکی و تایید اسناد، ترخیص نهایی انجام می‌شود.
۲۶. شرایط ثبت سفارش واردات کالا
برای ثبت سفارش واردات، دارا بودن کارت بازرگانی فعال، پروفرما با اطلاعات دقیق و ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت ضروری است. علاوه بر این، باید سقف مجاز واردات بر اساس کارت بازرگانی رعایت شده و در صورت نیاز، مجوزهای خاص کالا نیز اخذ شود. برخی کالاها نیز نیازمند تایید منشأ ارز و ثبت در سامانه‌های ارزی هستند.
۲۷. ثبت سفارش کالای سازمان توسعه و تجارت ایران
سازمان توسعه تجارت ایران مرجع اصلی تایید و صدور ثبت سفارش واردات در کشور است. کلیه سفارش‌های واردات از طریق سامانه جامع تجارت و با نظارت این سازمان انجام می‌شود. سیاست‌های ارزی و بازرگانی و محدودیت‌های وارداتی نیز توسط این نهاد تعیین و ابلاغ می‌شود. ارتباط فعال با این سازمان برای واردکنندگان ضروری است.
۲۸. قانون و مقررات ثبت سفارش کالا
قانون ثبت سفارش کالا بر اساس آیین‌نامه اجرایی ماده ۵ و ۱۱ قانون مقررات صادرات و واردات تنظیم شده است. این قانون نحوه صدور، تمدید، ابطال و فرآیند دریافت مجوزهای وارداتی را مشخص می‌کند. همچنین در صورت تخلف از این مقررات، واردکنندگان با جریمه و محرومیت از واردات روبه‌رو خواهند شد. مطالعه کامل قوانین و بخشنامه‌های مرتبط برای هر واردکننده ضروری است.
۲۹. فرآیند ثبت سفارش کالا در مناطق آزاد
ثبت سفارش در مناطق آزاد تفاوت‌هایی با سرزمین اصلی دارد و در برخی موارد نیاز به دریافت مجوزهای خاص حذف شده است. واردکنندگان در این مناطق می‌توانند کالا را مستقیماً به منطقه آزاد وارد کنند و سپس با اخذ مجوز وارد سرزمین اصلی نمایند. همچنین برخی معافیت‌های مالیاتی و ارزی در این مناطق اعمال می‌شود.
۳۰. مراحل ثبت سفارش صادرات کالا
ثبت سفارش صادرات کالا به معنای اعلام رسمی قصد صادرکننده برای فروش کالا به خارج از کشور است. در این فرایند، صادرکننده باید اطلاعات محصول، قیمت، کشور مقصد و گواهی‌های صادراتی را در سامانه جامع تجارت ثبت کند. پس از تایید سفارش، مجوز صادرات صادر و کالا آماده ارسال می‌شود. در برخی کالاهای خاص دریافت مجوز ارشاد، قرنطینه یا سازمان استاندارد هم الزامی است.
